Ce qu'il faut savoir avant de commencer
La gestion budgétaire par service n'est pas juste une question de chiffres dans des colonnes. C'est d'abord une conversation honnête avec votre organisation sur ce qui compte vraiment.
Depuis 2018, j'accompagne des entreprises dans cette démarche. Et la première chose que je leur dis ? Ce n'est pas pour tout le monde. Pas parce que c'est compliqué, mais parce que ça demande une certaine forme de courage organisationnel.
Une structure claire
Vos départements doivent avoir des responsables identifiés. Ça paraît basique, mais j'ai vu des entreprises de 200 personnes où personne ne savait vraiment qui décidait quoi. Si vous avez trois personnes qui se battent pour valider un achat de fournitures, on a du travail à faire d'abord.
Des données accessibles
Pas besoin d'un système parfait. Mais vous devez pouvoir me dire combien chaque service a dépensé l'année dernière. Même approximativement. J'ai déjà bossé avec des carnets de notes et des fichiers Excel dispersés – c'est possible, juste plus long.
Du temps réaliste
Mettre en place un système budgétaire fonctionnel prend entre 4 et 7 mois selon votre taille. Ce n'est pas un week-end de formation. C'est un changement qui touche à la façon dont les gens travaillent au quotidien, et ça ne se fait pas en claquant des doigts.
Êtes-vous vraiment prêt ?
Voici les questions que je pose systématiquement lors de la première rencontre. Elles permettent d'éviter de se lancer dans quelque chose qui ne collerait pas à votre réalité.
Vous avez l'appui de la direction
Pas juste un "ouais, pourquoi pas". Un vrai engagement à suivre le processus pendant au moins six mois. Parce que vers le troisième mois, quand ça devient contraignant, c'est là qu'on voit qui est vraiment dedans.
Les chefs de service sont d'accord
Ou au moins curieux. J'ai vu des projets excellents mourir parce qu'un directeur commercial refusait de jouer le jeu. La budgétisation par service ne marche que si tout le monde accepte une certaine transparence.
Vous acceptez l'inconfort initial
Les deux premiers mois sont toujours bizarres. Les gens râlent, trouvent ça lourd, se demandent pourquoi on complique les choses. C'est normal. La question c'est : êtes-vous prêt à tenir bon pendant cette phase ?
Votre comptabilité suit le rythme
Si votre comptable met trois mois à vous sortir un bilan, ça va coincer. On a besoin de données mensuelles, même imparfaites, pour ajuster le tir en cours de route.
On avait peur que ça devienne un cauchemar administratif. Finalement, après six mois, chaque chef d'équipe savait exactement où il en était. Plus de surprises en fin de trimestre, plus de tensions sur qui a dépensé quoi. Honnêtement, je ne pensais pas que ça changerait autant notre façon de bosser.
Le moment où j'ai compris que ça marchait ? Quand mon équipe marketing a commencé à me proposer des arbitrages en cours d'année. Avant, ils dépensaient jusqu'à ce qu'on leur dise stop. Maintenant, ils gèrent leur enveloppe comme des pros. Ça a pris du temps, mais ce changement de mentalité, c'est impayable.
Par où commencer concrètement ?
Si tout ça résonne avec votre situation, voici les premières étapes. Rien de mystérieux, juste une approche progressive qui a fait ses preuves avec une quarantaine d'organisations depuis 2019.
Diagnostic initial
On passe deux heures ensemble à regarder votre structure actuelle. Sans engagement, juste pour voir si ça colle.
Formation de base
Une session d'une journée avec vos chefs de service pour poser les fondations. Prochaine session en octobre 2025.
Accompagnement suivi
Des points réguliers pendant 6 mois pour ajuster le système à votre réalité terrain.